Suy nghĩ (4) - Phương pháp làm việc hiệu quả

Chúng ta trước giờ vẫn ngưỡng mộ đất nước Nhật Bản, ngưỡng mộ văn hoá, con người và ngưỡng mộ sự phát triển thần kỳ của họ. Một đất nước nhỏ bé, ít tài nguyên thiên nhiên, thường xảy ra động đất thế nhưng những khó khăn đó không thể ngăn cản Nhật Bản trở thành một nước giàu có và văn minh. Tất cả đều dựa vào con người và phương pháp tư duy làm việc hiệu quả. Không phải là Nhật Bản không có những mặt tối trong văn hoá làm việc nhưng Tư duy làm việc hiệu quả của họ thật đáng để học hỏi.

Nói về cả một đất nước thì phạm vi rộng lớn quá, nhưng để xây dựng nên một đất nước thì nền tảng của nó là các công ty, các tổ chức và nền tảng cơ bản nhất là nền tảng của từng cá nhân đóng góp vào tập thể. Cá nhân tạo nên tập thể, tập thể lại phát triển cá nhân. Đặc trưng của một tập thể cũng chính là tổng hoà những đặc trưng của mọi cá nhân đóng góp hình thành nên nó. Một tập thể mạnh được xây dựng bởi sự đóng góp của những cá nhân mạnh và ngược lại.

Nhắc đến Nhật Bản chúng ta thường nghĩ ngay đến những tập đoàn toàn cầu như: Toyota, Honda, Nissan, Sony, Toshiba,... trong đó nổi bật nhất có lẽ là Toyota, một công ty mà những triết lý, tư duy làm việc của nó có tầm ảnh hưởng không chỉ ở Nhật mà còn trên phạm vi toàn cầu. Toyota nói riêng và ngành công nghiệp ô tô của Nhật Bản đi sau Mỹ nhưng Toyota hiện là nhà sản xuất ô tô lớn nhất thế giới.

Họ đã làm như thế nào?
"Năm 1950, ban lãnh đạo của Toyota đã đến thăm dây chuyền sản xuất ô tô của Ford, lúc bấy giờ Ford là người hùng của ngành công nghiệp ô tô của Mỹ và cả thế giới. Đợt tham quan học hỏi này kéo dài 3 tháng, họ quan sát tỉ mỉ và phát hiện ta dây chuyền sản xuất nổi tiếng của Ford có rất nhiều vấn đề, đặc biệt là hiện tượng lãng phí nghiêm trọng. Các bộ phận, linh kiện lắp ráp và bán thành phẩm (đang sản xuất dở dang) bị chất đống khắp nơi trong xưởng sản xuất. Tình trạng hàng, linh kiện tồn kho rất nhiều.

Sau khi nghiên cứu và xem xét họ cũng phát hiện ra lý do cho sự tồn đọng này là sự không đồng bộ giữa các bộ phận sản xuất khác nhau trong dây chuyền sản xuất. Nếu bộ phận sản xuất trước hoạt động ổn còn bộ phận phía sau lại chạy chậm hơn thì sẽ xuất hiện tình trạng tồn đọng. Vấn đề nằm ở chỗ Ford lại không coi việc tồn đọng là chuyện to tát, đáng phải giải quyết. Nhưng Eiji Toyoda (chủ tịch Toyota lúc bấy giờ) lại cho rằng việc chiếm dụng không gian và để nguyên vật liệu chất đống không dùng là một sự lãng phí.

Các nhà quản lý Toyota bắt đầu suy nghĩ: Làm sao để giảm thiểu lãng phí đến mức tối đa? Để trả lời được câu hỏi này, họ phải kết hợp toàn bộ các quá trình sản xuất, kết hợp các liên kết sản xuất từ đầu đến cuối, liệt kê tất cả các nguy cơ lãng phí, rồi suy nghĩ các giải pháp có thể giải quyết.

Sau khi suy nghĩ và thử nghiệm nhiều lần, mô hình 'Sản xuất tinh gọn' dựa trên một lượng lớn các vòng lặp đã xuất hiện: Các công nhân được phân thành nhiều nhóm sản xuất nhỏ, mỗi nhóm đều tương đối độc lập và chịu trách nhiệm cho việc lắp ráp một chiếc xe từ đầu đến cuối. Thành viên từng nhóm tự phân công hợp tác, lắp ráp xong một chiếc xe rồi mới lắp ráp chiếc tiếp theo. Quy trình được mãi giũa liên tục qua nhiều lần lặp đi lặp lại giúp mỗi nhóm đều hoạt động hiệu quả, không bị gián đoạn hay lãng phí nhân lực và nguyên vật liệu.

Quy trình sản xuất mới giúp Toyota ngày càng phát triển. Năm 1955, ô tô do Nhật Bản sản xuất chỉ chiếm khoảng 1% tổng sản lượng ô tô của thế giới. Năm 1965, tỉ lệ này nhảy vọt gấp 10 lần, lên 10%. Năm 1975 đạt khoảng 20% và đến 1985 đạt gần 30%.

Các doanh nhân ở thung lũng Silicon được truyền cảm hứng từ phương pháp 'Sản xuất tinh gọn' này, họ đã tạo ra mô hình 'Khởi nghiệp tinh gọn' và truyền bá nó trên phạm vi toàn cầu."

Với Toyota, việc tập trung rèn luyện cách xử lý công việc hay nâng cao năng suất lao động là rất quan trọng, nhưng TƯ DUY LÀM VIỆC mới là cốt lõi của doanh nghiệp. Bởi vì quy trình có ưu việt đến đâu, vận hành quy trình đó vẫn là con người, và con người đó có tư duy. Ứng dụng có xuất sắc thế nào thì sử dụng nó vẫn là con người, và con người đó có tư duy. Toyota chú trọng xây dựng các mẫu tư duy để hình thành nên triết lý tư duy làm việc của mình. Nó dựa trên 5 mô hình tư duy sau:

1 - Tư duy Cải tiến liên tục (Kaizen)
Không ngừng đưa ra sáng kiến để cải thiện từng chút một. Lãnh đạo sẽ không đánh giá cao những người chỉ làm đúng việc được giao. Phải đưa sáng kiến của bản thân vào công việc, cải thiện nó từng ngày. Bằng cách rèn luyện cho mình lối tư duy này, chúng ta sẽ nâng cao chất lượng công việc, tận dụng thời gian hiệu quả và cách sử dụng trí óc cho tư duy sáng tạo.

2 - Tư duy Lan toả (Chia sẻ kiến thức)
Khuyến khích dịch chuyển góc nhìn về một tư tưởng, hành động. Rất nhiều doanh nghiệp, phòng ban khác nhau lặp lại những lỗi sai giống nhau. Một nhóm hay một cá nhân nào đó lại mất công tìm cách xử lý một vấn đề mà người khác đã từng có giải pháp cho nó. Đây chính là lãng phí. Bằng cách trang bị cho mình tư duy lan toả, chúng ta có thể loại bỏ lãng phí trong tổ chức cũng như cá nhân, qua đó mở rộng tầm nhìn để phát triển cao hơn. Hơn thế nữa, bằng cách chia sẻ ta có thêm nhiều sáng kiến mới và có thể tạo ra thành quả mà không cần tốn nhiều công sức.

3 - Tư duy Hiện trường
Khi cần tìm giải pháp, trước tiên hãy đến hiện trường. Công nghệ cho dù tiến bộ đến đâu cũng không thể so sánh với những thông tin tại hiện trường. Luyện tập được tư duy này ta sẽ có năng lực phán đoán chính xác, đồng thời mở rộng tầm nhìn của mình.

4 - Tư duy Nguyên nhân gốc (5WHY)
Không chỉ nhìn bề nổi mà cần làm sáng tỏ bản chất của vấn đề. Khi làm việc sẽ có nhiều lúc ta phải đưa ra quyết định quan trọng hoặc đương đầu và giải quyết sự cố. Để có thể làm đúng, ta không được để cho bề nổi của sự việc đánh lừa và đưa ra những quyết định sai lầm. Khi luyện cho mình tư duy này, ta có nhìn thấu bản chất, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và có giải pháp chính xác và phù hợp.

5 - Tư duy Hành động
Cứ hành động đi, rồi ý tưởng mới sẽ xuất hiện. Trong thời đại không ngừng dịch chuyển, ta sẽ không thể phản ứng kịp thời chỉ với mớ lý thuyết trên bàn giấy. Trước hết hãy cứ hành động, sau đó điều chỉnh, ta sẽ có thể đưa ra kết quả với độ chính xác cao, đạt được bước nhảy vọt trong quá trình phát triển.

Để có ứng dụng 5 mô hình tư duy này vào công việc, chúng ta hãy xem chi tiết hơn từng mô hình và cách luyện tập để hình thành tư duy.

1 - Tư duy Cải tiến liên tục (Kaizen)

Triết lý của Kaizen đó là: Hoạt động tạo ra giá trị mới là làm việc. Có nghĩa là, phải không ngừng đưa ra sáng kiến để cải thiện hiện trạng từng chút một. Và cần đảm bảo 2 tiêu chí:
(1) Giảm các hoạt động lãng phí.
(2) Tăng tỷ lệ phần công việc tạo ra giá trị.

Để tránh sai sót và đảm bảo Kaizen hiệu quả cần phải có lộ trình. Lộ trình này bao gồm 3 bước:
Bước 1: Cải tiến thao tác. Đầu tiên cần loại bỏ lãng phí trong hoạt động của bản thân trước, rồi mới mở rộng quy mô. Bởi vì cần thấy kết qủa của bản thân làm tiền đề cho những cải tiến lớn hơn.
Bước 2: Cải tiến trang thiết bị. Loại bỏ lãng phí trong môi trường làm việc của tổ chức.
Bước 3: Cải tiến quy trình. Loại bỏ lãng phí trong luồng công việc, quy trình hoặc công đoạn thao tác.

Thực hành Kaizen sẽ bao gồm các Nguyên tắc sau:

Nguyên tắc số 1: Lấy đồ chứ không tìm đồ.
Nguyên tắc này coi việc tìm kiếm rất mất thời gian và đó là hoạt động lãng phí. Chính vì vậy, sắp xếp đồ đạc sao cho lúc cần thì chỉ việc lấy chứ không phải tìm. Từ đó mới có thể loại bỏ lãng phí. Nếu không, những hoạt động tạo ra giá trị sẽ bị giảm đi.

Cách làm:
Bước 1: Phân loại. Đồ vật được phân loại theo chức năng, tần suất sử dụng.
Bước 2: Sắp xếp. Đồ vật thường xuyên sử dụng được để vào vị trí dễ nhìn, dễ lấy.
Bước 3: Lưu trữ. Đồ vật không sử dụng nhưng vẫn cần thiết hãy cho vào kho.
Bước 4: Loại bỏ. Bỏ đi những đồ vật không còn sử dụng, hãy tái chế chúng.

Nguyên tắc số 2: Làm việc hiệu quả thay vì bận rộn.
Bận rộn không đồng nghĩa với năng suất cao. Mọi khoảng thời gian không tạo giá trị đều bị coi là lãng phí. Loại bỏ từng chút những khoảng thời gian lãng phí, ta sẽ làm ít hơn mà vẫn đạt được thành quả cao hơn. Nỗ lực là việc ta ra sức sử dụng trí não mình.

Cách làm:
Bước 1: Liệt kê. Liệt kê toàn bộ hoạt động trong công việc hàng ngày của bản thân.
Bước 2: Chọn lọc. Xác định những hoạt động nào không tạo ra giá trị.
Bước 3: Loại bỏ. Nghĩ cách loại bỏ những hoạt động không tạo giá trị.

Nguyên tắc số 3: Không lặp lại cùng một sai lầm.
Khi làm việc, chúng ta không thể tránh khỏi sai sót. Tuy nhiên, việc tái phạm một lỗi là minh chứng cho thấy chúng ta không hề tiến bộ. Và lặp lại một lỗi cũng là lãng phí thời gian công sức giải quyết.

Cách làm:
Bước 1: Dừng. Khi sự cố xảy ra, lập tức dừng ngay công việc đang làm.
Bước 2: Thông báo. Thông báo sự cố cho các bên liên quan.
Bước 3: Tìm nguyên nhân. Truy tìm nguyên nhân gốc rễ.
Bước 4: Giải quyết triệt để. Giải quyết vấn đề và đưa ra cách phòng ngừa để không tái phạm.

Nguyên tắc số 4: Đừng chỉ phản đối xuông.
Phản đối suông thì ai cũng làm được. Khi phản đối, ta phải đưa ra cả đề xuất thay thế: "Hay làm thế này ...", đó mới là thái độ làm việc đúng đắn. Nếu ta chỉ chăm chăm đưa ra ý kiến phản bác, cuộc thảo luận sẽ đi vào bế tắc.

Cách làm: Để giữ cho việc luôn nhìn nhận một sự việc một cách khách quan, chủ động, sáng tạo và làm cho các cuộc họp không trở nên bế tắc hãy áp dụng phương pháp 6 chiếc mũ tư duy.

Nguyên tắc số 5: Báo cáo không nêu ra vấn đề là báo cáo vô nghĩa.
Nếu báo cáo chỉ là một bảng thống kê các con số nhưng không trình bày các số liệu đó thể hiện vấn đề gì, làm thế nào để đạt được kết quả tốt hơn trong giai đoạn tới? Không nêu được vấn đề thì không gọi là báo cáo.

Cách làm:
Bước 1: Tình trạng hiện tại. Hiện trạng công việc hiện tại đang như thế nào.
Bước 2: Vấn đề. Đang gặp phải vấn đề gì.
Bước 3: Nguyên nhân. Vấn đề xảy ra do nguyên nhân gốc rễ là nào.
Bước 4: Đề xuất giải pháp. Phương án giải quyết là gì? Thời gian bao lâu? Ai là người giải quyết? Cần bao nhiều tiền? Mất bao lâu để hoàn vốn (ROI).

2 - Tư duy Lan toả

Dịch chuyển góc nhìn về một tư tưởng hành động: Câu nói: "Đừng phát minh lại cái bánh xe!" hàm ý rằng, đừng có làm lại những gì người khác đã làm. Đây chính là lãng phí. Bằng cách chia sẻ những cải tiến của bản thân, chúng ta có thể loại bỏ lãng phí này, mở rộng tầm nhìn, từ đó mà phát triển. Hơn thế nữa, chúng ta sẽ nảy thêm sáng kiến mới và có thể tạo thành quả mà không tốn nhiều công sức. Thay đổi góc nhìn để 1 + 1 = 11.

Vậy thì cần thay đổi góc nhìn thế nào để đột phá, tạo bước nhảy vọt đến mục tiêu tưởng chừng ngoài tầm với?

Đây là các bước để trang bị một góc nhìn mới:
Bước 1: Liên tục so chuẩn. So hiệu quả công việc của bản thân với hình mẫu ưu tú.
Bước 2: Hoán vị. Đặt mình vào vị trí của người khác để có sáng kiến mới. Cấp trên mong muốn gì? Khách hàng mong muốn gì? Đồng nghiệp cần gì?...
Bước 3: Lan toả. Chia sẻ kiến thức với người khác.

Các bước này có thể được thực hiện thông qua giao lưu trong nội bộ công ty, với công ty khác thông qua các buổi workshop chia sẻ kiến thức. Thông qua tổ chức các cuộc thi, buổi thuyết trình về sáng kiến cải tiến. Những hoạt động này giúp xây dựng mạng lưới quan hệ, gắn kết chia sẻ thông tin liên tục.

Một ví dụ điển hình về Phương pháp quản lý kho (Kanban) nổi tiếng của Toyota cũng được học hỏi từ một siêu thị Mỹ, rồi được phát triển lên theo cách riêng của mình. Toyota đã thay đổi góc nhìn, so chuẩn với một siêu thị nhỏ ở Mỹ để phát hiện ra một cách làm hay. Sau đó chia sẻ, làm cho sáng kiến thấm nhuần trong nội bộ công ty.

Thực hành Tư duy Lan toả bao gồm các Nguyên tắc sau:

Nguyên tắc số 1: Liên tục so chuẩn.
Khi có cá nhân xuất sắc ở gần, dẫu kẻ đó là địch hay bạn, việc cần làm không phải là đố kị hay than thở mà là so chuẩn với người đó. Lưu ý rằng, ta không nên so sánh với kẻ khác để quyết định mình có hạnh phúc không. Nhưng trong công việc thì hoàn toàn khác. Cần tỉnh táo so chuẩn xem người xuất sắc họ khác mình ở đâu và chủ động học tập những điểm tốt. Đó là tư duy cầu tiến.

Cách làm:
Bước 1: Tìm thần tượng. Tìm một người giỏi mà bạn thường gặp, quan sát xem họ học tập và làm việc như thế nào.
Bước 2: So sánh. Ghi chú lại và so sánh với bản thân.
Bước 3: Phát hiện nhược điểm. Xác định nhược điểm mà bản thân cần khắc phục.
Bước 4: Bù đắp từng bước. Lên kế hoạch bù đắp từng nhược điểm một.

Nguyên tắc số 2: Thay đổi góc nhìn.
Chỉ nghĩ đến bản thân và ưu tiên cho cái cục bộ nhiều khi lại gây tổn hại đến lợi ích và hiệu suất của tổ chức. Hãy tưởng tượng công ty là của mình xem, nhận thức của ta sẽ thay đổi và ta sẽ có cách giải quyết khác với công việc trước mắt. Hãy giả sử mình là khách hàng thì mình sẽ mong muốn điều gì. Làm được vậy, chắc chắn ta sẽ thành công nếu có dự định lập công ty riêng trong tương lai.

Cách làm:
Bước 1: Viết ra suy nghĩ của mình. Viết ra suy nghĩ và cách giải quyết của bản thân ở vị trí người làm thuê.
Bước 2: Viết ra suy nghĩ nếu ở vị trí khác. Viết ra suy nghĩ và cách giải quyết khi ta ở vị trí của cấp trên, người làm chủ.
Bước 3: So sánh 2 cách suy nghĩ. So sánh xem suy nghĩ và cách giải quyết nào có lợi hơn cho tập thể, tổ chức.
Bước 4: Thực hiện. Sau khi cân nhắc rõ ràng lợi ích, hãy bắt tay vào thực hiện.

Nguyên tắc số 3: Lan toả kiến thức
Khi tìm được cách cải tiến hiệu suất công việc ta cần lan toả nó. Có thể phát sinh rào cản bởi thói quen: "Từ trước đến giờ vẫn làm thế này cơ mà". Do vậy, ta cần chỉ rõ các điểm lợi của cách làm mới, kèm theo hướng dẫn sử dụng đơn giản, ngắn gọn. Luôn tự kiểm tra liệu viết thế này đã đủ thuyết phục chưa, đã đủ sức kêu gọi chưa. Và cần kiên trì thuyết phục và bảo vệ lập trường của mình.

Cách làm:
Bước 1: Liệt kê. Liệt kê ra danh sách các cải tiến đã thực hiện.
Bước 2: Đánh giá. Đánh giá xem cải tiến nào có thể chia sẻ.
Bước 3: Nêu bật lợi ích. Nêu bật các điểm lợi của cải tiến mới.
Bước 4: Hướng dẫn. Viết hướng dẫn sử dụng đơn giản và ngắn gọn. Hãy học cách viết hướng dẫn sử dụng sản phẩm đơn giản như Tivi, Máy giặt,... ai đọc cũng có thể hiểu và làm theo.
Bước 5: Kêu gọi áp dụng cải tiến mới. Với tất cả các bước chuẩn bị ở trên, ta có thể kêu gọi người khác áp dụng cái tiến mới một cách thuyết phục.

3 - Tư duy Hiện trường

Khi cần tìm giải pháp trước tiên hãy đến hiện trường: Công nghệ dù có tiến bộ đến đâu cũng không sánh được với lượng thông tin tại hiện trường. Một khi tập được lối tư duy này, chúng ta sẽ có năng lực phán đoán chính xác, mở rộng tầm nhìn. Chỉ cần nhìn thấu được vấn đề sẽ tìm được giải pháp.

Tư duy Hiện trường bao gồm 3 "HIỆN": Đến HIỆN trường; Xem HIỆN vật; Hiểu HIỆN trạng. Muốn tìm được phương án giải quyết đúng đắn cần xác định đúng vấn đề. Muốn xác định đúng vấn đề, cần kiểm tra hiện trường, hiện vật, hiện trạng. Lập giả thuyết trước khi đến hiện trường. Đến hiện trường để quan sát, lắng nghe, thấu hiểu. Sau đó dựa trên thực tế để kiểm chứng giả thuyết.

Thực hành Tư duy Hiện trường bao gồm các Nguyên tắc sau:

Nguyên tắc số 1: Hiện trường dạy ta nhiều nhất.
Khi có chuyện gì xảy ra, đầu tiên hãy đến hiện trường. Quan sát hiện trường ta sẽ biết được nhận định của mình phù hợp hay không. Từ đó tìm ra vấn đề mới. Đừng chỉ làm việc trên bàn giấy. Nhìn hiện vật tại hiện trường mà nắm bắt hiện trạng, đó mới là cách làm việc đúng đắn.

Cách làm: Khi có sự việc xảy ra, hãy đến hiện trường tìm hiểu. Quay phim, chụp ảnh, quan sát tỉ mỉ và ghi chép cẩn thận để tìm nguyên nhân cốt lõi.

Nguyên tắc số 2: Hiện trường trước, dữ liệu sau.
Khi cần giải quyết vấn đề, ta thường bắt đầu từ việc phân tích dữ liệu. Nhưng hiếm khi chỉ từ dữ liệu mà ta hiểu thấu đáo nguyên nhân. Ta chỉ nên dùng dữ liệu để xây dựng phỏng đoán, quan sát kĩ lưỡng hiện trường mới quan trọng. Tại Toyota khi cho rằng có vấn đề gì đó, lãnh đạo thường quan sát hiện trường hàng giờ đồng hồ.

Cách làm: Xem xét dữ liệu chỉ để lên nhận định, giả thuyết, nhanh chóng đến hiện trường để kiểm tra những nhận định, giả thuyết và tìm kiếm những manh mối tìm ra nguyên nhân.

Nguyên tắc số 3: Luôn có "xu rơi trên sàn"
Quan sát kỹ hiện trường ta có thể thấy những nhu cầu tiềm ẩn, "nhặt lấy" chúng và biến thành lợi nhuận.

Cách làm: Luôn ý thức rằng ở hiện trường ta có thể phát hiện ra những nhu cầu của thị trường, của khách hàng mà trước đây ta chưa hề khám phá ra. Xem xét tỉ mỉ và ghi chú đầy đủ để có tư liệu, thông tin tiếp tục suy nghĩ các giải pháp.

Nguyên tắc số 4: Bám sát số liệu để không xa rời thực tế
Nhìn doanh số để tạo ra thứ bán chạy. Số liệu cho ta biết sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào không bán được. Sản phẩm không bán chạy là sẽ không bán chạy. Kỳ vọng lúc nào đó có thể bán được mà trữ kho chính là lãng phí bậc nhất. Cần làm ra thứ bán chạy. Không được phép để mình ở thế bị động. Đừng chỉ chờ phán quyết, hãy là người quyết định.

Cách làm: Theo dõi sát sao số liệu thực tế dựa trên tư duy trực quan. Trình bày số liệu trên màn hình, trên bảng, trên file excel hoặc bất cứ thứ gì hữu ích cho việc quan sát tổng hợp lẫn chi tiết để đánh giá kịp thời. Từ đó mới có thể chủ động ra quyết định chính xác.

4 - Tư duy Nguyên nhân gốc

Không chỉ nhìn bề nổi mà cần làm sáng rõ bản chất vấn đề: Nhiều lúc chúng ta cần đưa ra phán đoán, giả thuyết để tìm nguyên nhân gốc rễ của sự việc, sau đó mới có thể giải quyết triệt để vấn đề. Luyện được tư duy này, ta sẽ không bị bề nổi của sự việc đánh lừa mà có thể nhìn thấu bản chất của vấn đề để ứng biến.

Triết lý của Tư duy Nguyên nhân gốc bao gồm:
1 - Hỏi "Tại sao?" 5 lần. Không đổ lỗi cho vận xui, vì nó sẽ làm ngưng trệ dòng suy nghĩ. Khi xảy ra sự việc ngoài ý muốn, ta không được dễ dãi quy cho đen đủi hay do môi trường khách quan. Cần hỏi Tại sao việc đó lại xảy ra? Lưu ý: 5 lần chỉ là một gợi ý, nó có thể hơn hoặc kém tuỳ từng trường hợp.
2 - Tất cả cùng suy nghĩ. Sẽ có trường hợp ta hiểu nguyên nhân không phải tại mình mà tại người khác. Khi đó không ít người sẽ lập tức ngừng việc truy xét vấn đề bởi phần lớn ta có tư duy thế này: nếu ta là người gây lỗi, ta sẽ cần nghĩ cách giải quyết, còn không thì việc gì phải làm thế? Cách suy nghĩ cục bộ này khiến vấn đề không được giải quyết.
3 - Coi mình là người trong cuộc. Một lý do khác ngăn cản ta tìm ra nguyên nhân gốc rễ là lối quy kết trách nhiệm. Trong mỗi sự cố, nguyên nhân và hệ quả thường đan xen phức tạp. Không ai có thể chắc chắn rằng mình hoàn toàn không có lỗi. Nếu ai cũng đùn đẩy trách nhiệm thì ai là người giải quyết vấn đề?
4 - Làm rõ bản chất. Tại sao thành công? Tìm ra cách để lần sau tiếp tục thành công. Tại sao thất bại? Tìm ra nguyên nhân gốc rễ để tránh lặp lại. Ngay cả khi công việc thuận lợi, chúng ta cũng cần hỏi "Tại sao?" 5 lần. Tất nhiên khi thuận buồm xuôi gió, ai cũng muốn xả hơi và tận hưởng thành quả. Nhưng nếu ta hỏi "Tại sao?" ta sẽ làm rõ được công thức thành công. Một khi đã nắm được công thức thành, thành công sẽ nối tiếp thành công.

Thực hành Tư duy Nguyên nhân gốc bao gồm các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc số 1: Nghĩ cách hành động thay vì bao biện
Khi kết quả không mong muốn xảy ra, đa số chúng ta sẽ đổ lỗi cho nguyên nhân khách quan. Đây là lỗi mà ta thường mắc phải. Chỉ khi nghiêm túc xem xét tại sao nên chuyện và tìm cách cải tiến ta mới có thể tiến xa.

Nguyên tắc số 2: Thay vì truy cứu trách nhiệm hãy tìm nguyên nhân
Khi phát sinh sự cố, theo thói quen ta thường truy cứu trách nhiệm. Tuy nhiên, nếu bắt đầu bằng truy cứu trách nhiệm, người bị truy cứu sẽ tìm cách che giấu vấn đề. Việc này rất có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về sau. Điều ta cần làm là xem tại sao lại xảy ra sự cố.

Nguyên tắc số 3: Hãy hỏi Tại sao 5 lần
Khi xảy ra sự cố ta không được chỉ nhìn vấn đề trên bề mặt mà cần hỏi "Tại sao?" cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

5 - Tư duy Hành động

Cứ hành động đi, rồi ý tưởng sẽ nảy sinh: Càng nhanh hành động, càng sớm hiểu ra vấn đề. Sau đó, tập hợp nhiều ý tưởng giải quyết nhỏ để xây dựng một sáng kiến lớn rồi nghĩ cách làm thế nào để thực thi.

Nhận ra vấn đề càng sớm, hiệu quả công việc càng cao:
Quan trọng nhất khi tiến hành cải tiến là tốc độ. Khách hàng đang đợi, ta không được chậm trễ. Lãnh đạo đánh giá cả việc ta có nhanh chóng hành động không. Nếu ta chỉ lừng khừng suy nghĩ mà không hành động, bạn có thể đoán được kết quả.

Nhưng hành động chậm chạp hoặc nông nổi sẽ không được giao phó những việc quan trọng. Nếu không bắt tay vào làm mà chỉ tính toán trên bàn giấy thì sẽ không hiểu rõ được vấn đề.

Tuy nhiên, nhanh chóng không có nghĩa là cứ lao vào hành động mà phải áp dụng tư duy hiện trường, tức là quan sát hiện trường, hiểu rõ hiện vật, biết nguyên nhân gốc rễ rồi mới gấp rút hành động.

Đôi khi hành động chậm chạp cũng bắt nguồn từ sự cầu toàn. Sự hoàn hảo theo chuẩn của ta không nhất thiết hoàn hảo với khách hàng, ngược lại khiến ta rơi vào bẫy tự hát tự khen hay. Chẳng hạn khách hàng không cần nhiều giá trị gia tăng đến thế, hay không muốn trả một khoản tiền lớn đến thế. Ngay cả có thể khớp với nhu cầu khách hàng ban đầu nhưng theo thời gian cách nghĩ của khách hàng thay đổi.

Tốc độ là chìa khoá để giải bài toán rủi ro này. Một giải pháp hoàn thiện 80%, ta nhanh chóng đưa cho khách hàng và hỏi: Chúng tôi vẫn chưa hoàn thiện nhưng quý khách thấy thế nào? Ta lập tức thấy được sai lệch với nhu cầu khách hàng và vẫn còn thời gian sửa chúng.

Vậy ta cần làm gì để có thể ứng biến nhanh nhạy?
Đó là hàng ngày ta cần đào sâu suy nghĩ, hiểu thật tường tận mọi thứ liên quan. Tạo cho mình thói quen thu thập thông tin cần thiết một cách tỉ mỉ, tư duy, lý luận dựa trên số liệu. Phải có nền tảng này, ta mới có thể hành động nhanh mà vẫn có kết quả với độ chính xác cao.

Thực hành Tư duy Hành động bao gồm các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc số 1: Hãy làm xong trước đã
Đừng mong đợi có cách làm đúng ngay từ đầu. Chúng ta thường e sợ hành động nhanh sẽ hỏng việc, nhưng hành động sớm chừng nào sẽ phát hiện ra vấn đề sớm chừng đó. Chưa thể nghĩ thấu đáo được hãy cứ hành động rồi điều chỉnh dần.

Nguyên tắc số 2: Đừng chỉ dùng miệng, hãy dùng tai
Khi thuyết phục người khác ta không chỉ đơn phương nói về ý tưởng của mình, mà cần lắng nghe ý kiến của người khác nữa. Khi lắng nghe ý kiến của người khác ta mới có thể đưa ra những giải pháp phù hợp nhất.

Nguyên tắc số 3: Số lượng trước, chất lượng sau
Không cần ép bản thân phải làm xuất sắc ngay từ đầu. Chính những đề xuất, phát hiện, những sáng kiến nhỏ bé đã thay đổi thế giới. Hãy tập làm quen với cách nghĩ rằng, ban đầu đừng để ý đến chất lượng mà hãy cho ra càng nhiều ý tưởng càng tốt.

Nguyên tắc số 4: Gặp trở ngại là đã gặp may
Một khi hành động, chắc chắn ta sẽ gặp trở ngại. Nhưng trở ngại chính là vùng đất màu mỡ cho sáng kiến nảy mầm. Có vượt qua trở ngại, ta mới biết cách khai phá tương lai. Đừng ngần ngại hãy đón nhận chúng.

Nguyên tắc số 5: Thay vì phủ quyết bằng 100 lý lẽ, hãy tìm một khả năng
Chưa làm mà đã nói "khó qúa", "không thể" thì việc mình đáng ra có thể làm cũng trở nên bất khả thi. Thay vì tìm lý do biện minh tại sao không khả thi thì hãy nghĩ cách thực hiện. Trước những thử thách tưởng chừng vô vọng mà ta vội nghĩ rằng mình không làm được mà lảng tránh, ta sẽ không thể kì vọng có sự nhảy vọt. Hãy nghĩ đây có thể là thời cơ, rồi nghĩ làm thế nào để thực hiện.

Nguyên tắc số 6: Sự mạo hiểm lớn nhất là không mạo hiểm
Thế giới biến chuyển không ngừng. Cách duy nhất để thích ứng là ta phải thay đổi. Tại sao doanh nghiệp phải cải tiến liên tục? Bởi vì khách hàng thay đổi từng ngày. Dù nỗ lực cỡ nào, nếu không đáp ứng được thay đổi trong nhu cầu của khách hàng ta sẽ không tạo ra thành quả. Khi ta bằng lòng với hiện trạng, tức là chính ta đã kết liễu doanh nghiệp của mình.

5 TƯ DUY LÀM VIỆC HIỆU QUẢ được đúc kết qua nhiều năm tại Toyota, nó đã được chứng minh trong thực tế. Bộ tư duy này không chỉ có thể áp dụng trong môi trường làm việc của các doanh nghiệp sản xuất giống như Toyota mà có thể áp dụng trong môi trường của các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực khác nhau.

Hi vọng rằng nó sẽ là những mẫu tư duy giúp ích cho những ai muốn thay đổi bản thân để vươn lên.

"Nếu có được sự hiểu biết, bạn sẽ có mọi thứ khác!" – Solomon.

Make Better – Làm tốt hơn mỗi ngày!