Nâng tầm bản thân càng sớm càng tốt
Một người đàn ông đến gặp bác sĩ vì anh thường xuyên cảm thấy mệt mỏi và lờ đờ. Gánh nặng công việc có vẻ đã thực sự "đè bẹp" anh. Những việc mà anh cần phải làm cứ thường trực hiện ra trong đầu. Dường như chúng không có điểm kết thúc. Những phần việc mà anh không hề muốn làm khiến anh cảm thấy nặng nề nhất. Một thời gian ngắn trước đó, anh bắt đầu bị chứng ợ nóng. Ban đêm anh mất ngủ, ban ngày thì mệt mỏi. Anh mất dần sự tự tin và càng lúc càng trở nên chán nản.
Bác sĩ của anh, một người thông thái, đã chẩn đoán anh mắc bệnh "chần chừ" cấp tính. Anh đã trì hoãn mọi việc, thay vì hoàn thành những nhiệm vụ khó chịu ngay lập tức. Vì lý do này, bác sĩ đã kê cho anh đơn thuốc "ASAP" (As soon as possible) – Càng sớm càng tốt – để dùng vào mỗi sáng.
Có một sự khác biệt giữa việc quan trọng và việc cấp bách. Việc quan trọng càng bị trì hoãn thì nó càng trở nên cấp bách. Nó cũng trở nên nặng nề hơn đối với chúng ta và ta bắt đầu cảm thấy ngày một tồi tệ hơn. Điều này không chỉ đúng với những công việc quan trọng mà còn đúng với cả những việc tương đối vặt vãnh. Sự cấp bách biến ngay cả những việc ngẫu nhiên bình thường thành những con quái vật.
Chúng ta chỉ cất được gánh nặng khi hoàn thành nhiệm vụ. Nếu ta lảng tránh, không làm những việc mà mình không thích hoặc không hứng thú, thì đây chính xác là thứ ta muốn tránh sẽ xảy đến: các công việc mà ta lảnh tránh này sẽ bắt đầu quấy nhiễu và đè nặng lên ta.
Một bí mật của những người chiến thắng là họ khiến những điều quan trọng trong cuộc sống trở nên hết sức khẩn trương. Họ hoàn thành mọi thứ "sớm nhất có thể".
Chắc chắn chúng ta biết những hậu quả của việc không đặt trước phòng khách sạn. Ta sẽ phải gọi tới vô số khách sạn khác nhau vì những khách sạn tốt đều đã kín chỗ rồi. Đáng nhẽ chỉ phải gọi một cuộc điện thoại sớm để đặt trước, giờ đây có lẽ ta sẽ phải gọi đây đó cả tiếng đồng hồ.
Chúng ta càng trì hoãn những việc quan trọng, hay cả những việc bình thường, chúng sẽ trở nên cấp bách. Và nó khiến ta càng tốn nhiều thời gian để giải quyết. Nó trở thành một vòng luẩn quẩn. Những người luôn phải giải quyết những việc cấp bách (hoặc buộc trở nên cấp bách như vậy) sẽ không thể dành thời gian quan tâm thoả đáng đến những việc quan trọng. Điều này cũng có nghĩa là: "Chúng ta càng để nhiều việc khẩn cấp quyết định cuộc sống của mình thì cuộc sống của chúng ta càng ít cơ hội cho những việc quan trọng". Cái giá mà chúng ta trả cho sự cấp bách chính là việc đánh mất những khía cạnh quan trọng của cuộc đời. Những điều quan trọng ấy chẳng đáng và chẳng nên bị bỏ lỡ vì chúng ta phải lo lắng cho những việc đã trở nên cấp bách.
Đã bao giờ ta đặt kế hoạch làm một việc gì đó và vẫn chưa làm không? Có lẽ ta sẽ thừa nhận điều ấy đã từng xảy ra lần này hoặc lần khác. Chúng ta có thể phải thất vọng thừa nhận rằng mình không phải là người kỷ luật cho lắm.
Quy tắc 72 giờ
Tuy nhiên, thực tế thì chúng ta chỉ không tuân thủ quy tắc 72 giờ mà thôi. Quy tắc này nói rằng chúng ta phải quyết liệt làm theo những dự định của mình trong vòng 72 giờ. Nếu không thì sau đó khả năng chúng ta làm theo dự định đó sẽ chỉ còn 1%. Như thể nếu không bắt đầu làm sớm nhất có thể thì chúng ta sẽ không thể làm cho tâm trí mình tin rằng mình thực sự quyết tâm làm một việc gì đó. Nếu tâm trí của ta không tin tưởng một việc gì đó, nó sẽ không coi đó là việc quan trọng, và hệ quả là quên khuấy mất nó.
Để chắc chắn rằng tiềm thức của chúng ta nghiêm túc xem xét và ghi nhớ một dự định nào đó, ta phải đảm bảo rằng nó đến được hệ thần kinh trung ương của mình. Tuy nhiên, nó sẽ chỉ ở đó khi ta cho nó một mệnh lệnh cụ thể. Động lực khiến ta xốc tới, quyết tâm hành động sẽ giảm dần theo mỗi giờ mà ta chần chừ.
Hãy đưa ra quyết định nhanh nhất có thể. Nhiều người không nhận thức được rằng trên thực tế họ đang ra quyết định khi "không quyết định". Họ đã quyết định giữ nguyên hiện trạng. Tuy nhiên, nhiều người khăng khăng cho rằng họ có thể quyết định sau cũng được.
Một mẹo là tưởng tượng mục tiêu của chúng ta đang chạy trên một chiếc thang cuốn. Nó không ngừng di chuyển và ngày càng xa chúng ta. Nếu ta ngập ngừng khi quyết định, mục tiêu khả năng cao đã vuột khỏi tầm với của ta rồi. Vì vậy hãy lãng phí ít thời gian quý báu nhất có thể.
Thời gian trôi rất nhanh và nếu muốn thành công, ta phải nhanh hơn những người khác. Nhanh tới mức nào? Càng sớm càng tốt! Trong nền kinh tế ngày nay, quy luật "cá lớn nuốt cá bé" vẫn tồn tại, nhưng còn cộng thêm cả quy luật "trâu chậm uống nước đục". Thành công được tính là hiệu suất chia theo thời gian.
Đừng làm mọi thứ cùng lúc. Tuy nhiên, chúng ta phải bắt tay vào hành động. Và ta phải làm việc đó nhanh nhất có thể. Vì lý do đó, hãy coi việc bắt đầu mọi điều quan trọng càng sớm càng tốt là cực kỳ bức thiết.
Ma trận Eisenhower: Một công cụ giúp quản lý công việc hiệu quả
Tổng thống Mỹ Eisenhower đã sáng tạo ra khái niệm quản lý thời gian như sau, mọi việc nên dựa trên 2 chiều hướng "Khẩn cấp" và "Quan trọng" để chia thành 4 loại:
- Khẩn cấp & Quan trọng (Khẩn cấp và Quan trọng)
- Không khẩn cấp & Quan trọng (Không khẩn cấp nhưng Quan trọng)
- Khẩn cấp & Không quan trọng (Khẩn cấp nhưng Không quan trọng)
- Không khẩn cấp & Không quan trọng (Không khẩn cấp và cũng Không quan trọng)
Ma trận Eisenhower
Giờ hãy đặt tất cả nhiệm vụ vào 4 góc vuông này, ta sẽ biết phân bổ năng lượng và thời gian của bản thân. Chúng ta nên tập trung vào những việc Không khẩn cấp & Quan trọng, ví dụ như nâng cấp bản thân.
Các nguyên tắc "Khẩn cấp", "Quan trọng" trong ma trận Eisenhower rất có ý nghĩa, nhưng trong thời đại bùng nổ thông tin và luồng thông tin hỗn loạn như hiện nay, nhiều người cho rằng nó không còn hữu ích nữa. Có 2 nguyên nhân dẫn đến kết luận trên:
- Sự việc quan trọng hay không quan trọng có nhiều lúc rất mơ hồ, khó xác định chính xác.
- Do dòng thông tin hỗn loạn mang lại, bệnh trì hoãn trở thành chướng ngại ngăn cản, ngay cả khi chúng ta biết điều gì là quan trọng.
Đây là vấn đề mà chúng ta gặp phải khi áp dụng ma trận Eisenhower vào quản lý thời gian. Để giải quyết vấn đề trên, chúng ta có thể cải tiến ma trận Eisenhower đi một chút như sau:
Ma trận Eisenhower cải tiến
Tư tưởng chủ đạo của ma trận Eisenhower cải tiến là: Càng quan trọng thì càng thực hiện trước, càng dễ càng thực hiện trước. Coi "Dễ" giống như một chiều hướng "Quan trọng", hướng thẳng vào việc trì hoãn của thời đại Internet.
Nguyên nhân của căn bệnh trì hoãn rất phức tạp, giải pháp cũng rất nhiều. Nhưng có vài điểm mà chúng ta không thể bỏ qua:
01 – Khó bắt đầu. Rất nhiều người phát hiện ra rằng, khi bắt tay vào làm thì bệnh trì hoãn của họ sẽ được chữa khỏi ngay lập tức, nhưng ban đầu để bắt tay vào thực hiện thực sự rất khó.
02 – Sợ khó. Khi chúng ta nghĩ về những nhiệm vụ khó khăn và rắc rối đang chờ phía trước, sự trì hoãn tự nhiên hình thành.
Giống như Wolfe đã đề cập đến trong cuốn sách, "Khả năng tập trung": Một trong những lý do dẫn đến sự trì hoãn là chọn sai thứ mà nhìn có vẻ hấp dẫn ở thời điểm hiện tại, thậm chí còn hấp dẫn hơn cả lựa chọn đúng. Vừa nghĩ tới việc 10 phút sau cần phải hoàn thành một việc rất khó, có thể sẽ đẩy ta đến bờ vực của sự trì hoãn.
Việc dễ làm trước sẽ trở thành nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng đối với người đang bị sự trì hoãn ngáng đường.
Tóm lại, chúng ta có thể dựa vào nguyên tắc "Quan trọng", "Dễ dàng" để sắp xếp thời gian cho công việc hằng ngày. Nếu như cảm thấy mơ hồ về 2 khía cạnh quan trọng và dễ dàng, ta nên sử dụng:
- Xem xét mức độ của lợi ích, phạm vi ảnh hưởng và sức lan toả để xác định mức độ "Quan trọng".
- Mức độ hao tổn thời gian và độ khó kỹ thuật để xác định mức độ "Khó – Dễ".
- Chấm điểm từng phần nhỏ, sau đó tổng hợp lại, tiến hành đánh giá và đưa ra quyết định nếu công việc có độ khó cao.
Thực hành: Tôi sẽ thực hiện các việc sau kết hợp với sử dụng công cụ ma trận Eisenhower cải tiến để cải thiện khả năng phản ứng nhanh của mình.
01 – Vào buổi sáng, tôi sẽ tự hỏi: "Mình không thích làm việc gì?". Tôi sẽ giải quyết những nhiệm vụ này trước tiên. Tôi làm như vậy để chúng không trở thành gánh nặng không cần thiết đè lên vai tôi. Tôi càng hoàn thành sớm thì ngày của tôi sẽ càng dễ chịu hơn vì sau đó, tôi sẽ chỉ còn lại những việc yêu thích.
02 – Câu tiếp theo tôi sẽ hỏi mình là: "Công việc quan trọng nhất của mình hôm nay là gì?". Ngay lập tức, tôi sẽ bắt tay vào việc và không để bất cứ điều gì khiến mình sao nhãng cho đến khi hoàn thành. Ngay cả khi không hoàn thành thêm được việc gì khác trong ngày, tôi sẽ biết rằng mình đã hoàn thành việc quan trọng nhất.
03 – Tôi sẽ hỏi bản thân: "Mình có thể thay đổi điều gì trong cuộc sống để có thểm thời gian cho những việc quan trọng, thay vì phải quan tâm tới những nhiệm vụ đã trở nên cấp bách?"
04 – Bất kể quyết định làm gì, tôi sẽ bắt đầu làm trong vòng 72 giờ. Ít nhất, tôi sẽ thực hiện bước đầu tiên. Tôi sẽ làm mọi người bất ngờ trước sự nhanh nhẹn của mình. Tôi sẽ hành động ngay hôm nay theo nguyên tắc "Càng sớm càng tốt".
Make Better – Làm tốt hơn mỗi ngày!