Tránh những cái bẫy quản lý

Sam đã có một khởi đầu tốt với công việc kinh doanh của mình. Anh làm việc rất năng suất. Anh gần như dành 100% thời gian để thực hiện các hoạt động tạo ra doanh thu. Anh giao mọi việc khác cho một nhân viên thời vụ để ghi sổ sách kế toán.

Một thời gian sau, công việc kinh doanh của anh ngày càng thuận lợi. Lúc này, Sam nhận thấy có thể tăng thành quả của mình lên nhiều lần nếu anh thuê thêm nhân viên bán hàng. Bây giờ, anh dành phần lớn thời gian để khích lệ và hỗ trợ những nhân viên mới này. Thay vì tự mình làm việc năng suất, Sam tìm cách thúc đẩy các nhân viên của mình làm việc hiệu quả hơn. Anh đã chuyển từ giai đoạn làm việc sang giai đoạn quản lý.

Ở giai đoạn này, các công việc quản lý và đi ăn với các đối tác đặc biệt tốn thời gian. Khi vẫn ở giai đoạn làm việc, Sam không có được một tiếng rưỡi đồng hồ để ăn uống, nhưng bây giờ thì anh không còn phải suy nghĩ đến làm việc nữa. Nhiệm vụ của anh là quản lý nhân viên làm việc.

Các nhân viên thì luôn theo gương ông chủ của mình. Khi những nhân viên bán hàng mới được tuyển dụng, nhân viên bán hàng cũ cảm thấy họ cần có nhiệm vụ bảo ban và khích lệ những nhân viên mới. Khi làm vậy, năng suất làm việc của họ bị giảm đi. Họ cũng chuyển sang giai đoạn quản lý.

Còn với Sam, đây chính là dấu hiệu để anh chuyển sang giai đoạn thứ ba. Lúc này anh trở thành giám sát của tất cả các quản lý. Anh thật sự thấy mình quan trọng. Tuy nhiên, dù số lượng nhân viên lúc này tăng lên nhưng doanh số của công ty lại không tăng tương ứng, vì năng suất về cơ bản đã thay đổi.  Nhưng Sam cảm thấy vai trò của mình quá quan trọng đến mức không ai dám nghĩ đến việc đề nghị anh tự thực hiện các hoạt động tạo ra doanh thu.

Để tăng thêm doanh thu, các quản lý thúc giục anh thuê thêm những nhân viên bán hàng mới. Và khi những nhân viên bán hàng mới được thuê làm thì các nhân viên bán hàng cũ lại trở thành quản lý và các nhà quản lý lại trở thành giám sát của các nhà quản lý mới. Mọi thứ được tổ chức hoàn hảo. Bản thân Sam lúc này đương nhiên là nhà quản lý cấp cao nhất và giờ đây anh thật sự vô cùng quan trọng.

Anh dành toàn bộ thời gian của mình chỉ để đánh giá và khích lệ những người khác. Xét cho cùng, phải có ai đó đảm bảo rằng các quản lý cấp trung giám sát chặt chẽ các nhà quản lý cấp thấp hơn để họ có thể đảm bảo đã làm đúng trách nhiệm thúc đẩy các nhân viên kinh doanh làm tốt công việc của mình.

Rồi đến một ngày, doanh số bán hàng không đạt, Sam không hiểu lý do vì sao. Chẳng phải là anh đã tổ chức sắp xếp mọi việc rất tốt kia mà. Một nhà tư vấn quản lý giỏi đã khuyên anh biến tất cả các nhà quản lý cấp thấp, cấp trung và chính bản thân anh thành nhân viên bán hàng. Sau đó, anh nên tổ chức một cuộc thi đua bán hàng để nâng cao tinh thần "chiến đấu" của tất cả mọi người. Sam làm theo lời khuyên và doanh thu đã tăng lên gấp 3 lần chỉ trong vòng một tháng.

Mọi công ty và tổ chức đều cần một hệ thống quản lý vững chắc. Thiếu nó, không có tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển. Điều này không có nghĩa là ta phải chịu trách nhiệm cho sự thành công của mọi cá nhân trong công ty mình. Nhưng ta phải có trách nhiệm không ngừng cải thiện và tối ưu hoá năng lực quản lý của riêng ta.

Một nhà quản lý giỏi không chỉ có khả năng nhìn nhận những gì hiện hữu mà còn đánh giá được chúng sẽ thế nào trong tương lai. Nói cách khác, một nhà quản lý giỏi phải luôn nhìn xa trông rộng để có thể hoàn thiện và khích lệ chính mình. Hơn nữa, còn phải có khả năng truyền cảm hứng cho những người khác để họ giúp mình hoàn thành mục tiêu.

Ta sẽ truyền được nhiệt huyết cho người khác nếu giỏi giao tiếp và là một hình mẫu đáng noi theo.

Vì vậy, hãy tự hỏi bản thân: Liệu mình có phải là hình mẫu đáng để người khác noi theo không? Và liệu mình có vui vẻ noi theo chính mình không?

Hãy ngẫm lại những gì ta đã làm trong 3 tháng qua. Nghĩ về tính kỷ luật và các phương pháp làm việc của bản thân. Chúng được tuân thủ đến mức nào? Ta đã thực hiện tất cả các mục tiêu của mình chắc chắn đến đâu? Ta có còn muốn noi theo mình nữa không?

Nếu muốn thúc đẩy các nhân viên của mình hoàn thành nhiều mục tiêu hơn thì chính ta phải làm nhiều hơn. Ta không thể ngồi không ở nhà và chỉ đạo đội ngũ nhân viên của mình từ xa. Ta không bao giờ có thể đạt được thành công lâu dài nếu làm việc không năng suất. Tuy nhiên, ta không phải làm nhiều hơn trong tất cả mọi việc, ta chỉ phải làm nhiều hoạt động tạo ra doanh thu hơn.

Nhiều khả năng sau khi tự vấn bản thân ta sẽ có sự dịch chuyển nho nhỏ trong cách thức làm việc của bản thân. Dẫu thế, ta phải luôn chứng minh bản thân có thể đạt được những thành quả cụ thể. Vì thi thoảng, cho các đồng nghiệp thấy rằng, ta gặt hái được thành quả ấy đúng theo cách họ đã làm. Hãy cho họ thấy các phương pháp làm việc của họ thực sự hiệu qủa. Luôn khiến họ ngạc nhiên trước những ý tưởng mới và nỗ lực của ta. Như vậy, họ sẽ hào hứng và có động lực hơn nữa để tin theo ta.

Việc ta làm, dù tốt hay xấu sẽ luôn ảnh hưởng đến cách người khác làm việc. Nếu ta trở nên xao nhãng, nhân viên của ta cũng sẽ bị xao nhãng. Nếu ta làm việc có kỷ luật và luôn hướng tới mục tiêu, nhân viên của ta cũng sẽ làm y như vậy. Nếu ta làm việc chăm chỉ và nhiệt tình thì họ cũng sẽ siêng năng.

Giải pháp tốt nhất là tuân thủ theo nguyên tắc 72 giờ (3 ngày). Theo đó, ta sẽ cần phải đạt kết quả cụ thể trong 3 ngày. Làm bất cứ việc gì kiếm được doanh thu, cho dù việc đó chỉ là một việc rất nhỏ.

Tất nhiên, ta không nhất nhất phải tuân thủ theo nguyên tắc này. Ta cũng có thể tiếp tục nỗ lực hết sức để lấy lại năng suất làm việc. Ta hãy hình dung mình như đầu tàu, nếu đang chạy với công suất tối đa, ta sẽ gạt bỏ được mọi chướng ngại trên đường. Nếu ta đặt ra mục tiêu làm thành công ít nhất một việc trong mỗi 3 ngày, ta sẽ duy trì được động lực. Ta sẽ luôn làm việc với hiệu suất cao nhất và kết quả là trở thành một tấm gương sáng chói.

Nguyên tắc 72 giờ này không chỉ được áp dụng cho đến khi ta làm chủ của 20 nhân viên, nó cũng có thể áp dụng ngay cả khi ta có 200 hoặc 2.000 nhân viên. Trong trường hợp đó, nguyên tắc này còn hữu dụng hơn bao giờ hết. Như đã nói, nhiều khả năng cách thức làm việc của ta đã thay đổi. Có lẽ một trong những công việc ta cần giải quyết là thuyết phục nhà đầu tư rót vốn nhiều hơn hoặc ngân hàng cho vay nhiều hơn. Nhưng để làm được việc đó ta cần phải đạt được một kết quả cụ thể trong mỗi 3 ngày nếu ta muốn bảo đảm mình đang làm việc với hiệu suất cao nhất và là một hình mẫu cho sự tin tưởng.

Để duy trì động lực, mỗi nhân viên cũng cần ta hỗ trợ cứ mỗi 3 ngày. Họ cần lời động viên, sự thúc đẩy, điều gì đó khiến họ cảm thấy họ không đơn độc và đang được ta giúp đỡ, hỗ trợ.

Một cộng sự mới chắc chắn không cần phải tự mình đạt được một kết quả cụ thể theo định kỳ 3 ngày. Nhưng anh ta cần được động viên và hỗ trợ sau mỗi 3 ngày. Có thể chỉ là một cuộc gặp riêng ngắn ngủi, một cuộc điện thoại, một cuốn sách hoặc một cái gì đó từ ta. Có rất nhiều cách để động viên.

Muốn giúp đỡ và khiến người khác nhiệt tình hơn sau mỗi 3 ngày, chính bản thân ta phải tràn đầy nhiệt huyết. Ta cũng cần động lực và sự hào hứng. Động lực tốt nhất phải là những thành quả mà chính ta đạt được. Điều đó khích lệ đội ngũ nhân viên của ta nhiều nhất.

Vì vậy, nếu ta muốn đội ngũ của mình hoạt động theo nhịp khác đi, trước tiên ta phải đi đầu và gõ trống, chứ không phải đội ngũ của ta.

Đừng vội chán nản nếu chúng ta không thấy được những thành quả tuyệt vời ngay lập tức, mọi công việc lâu dài không bao giờ thu được các kết quả ngay tức thì. Thành công vang dội là tổng hợp của nhiều thành quả tích cóp theo thời gian. Ta sẽ không bao giờ thu được những thành quả quan trọng bằng cách làm việc đều đều.

Vào tuần tiếp theo, ta sẽ thấy mình làm được những gì ở tuần trước. Những gì ta làm trong tháng này, ta sẽ chỉ biết vào tháng sau. Những gì ta làm trong 6 tháng sẽ chỉ được biết kết quả ở 6 tháng tiếp theo. Tức là những thành quả ta đạt được hôm nay không phải là những nỗ lực ta đã bỏ ra hôm nay. Chúng là những thành quả từ những nỗ lực trước đó của ta. Đến hôm nay, những nỗ lực đó mới được đền đáp.

Các hoạt động của hôm nay cũng không hẳn sẽ định hình các kết quả của ngày mai, mà chính sự tích luỹ của nhiều ngày, nhiều tuần, nhiều tháng và những năm trước sẽ quyết định chuyện gì sẽ xảy ra hôm nay và ngày mai. Vì vậy, hãy luôn hình dung rằng ta thực sự đang tạo dựng tương lai của mình dựa trên các hoạt động của ngày hôm nay.

THỰC HÀNH – Tôi sẽ thực hiện những điều sau để rèn luyện khả năng làm việc năng suất thay vì chỉ tập trung vào quản lý:

01 - Hôm nay tôi sẽ đảm bảo mình vẫn làm việc tạo ra doanh thu thay vì chỉ quản lý đội ngũ.

02 - Bắt đầu từ hôm nay tôi sẽ nhất nhất làm theo nguyên tắc 72 giờ (3 ngày).

03 - Tôi sẽ hỗ trợ các nhân viên của mình, tôi sẽ tìm cách động viên họ và liên hệ với họ ít nhất 3 ngày một lần. Tôi sẽ làm như vậy cho đến khi họ có thể độc lập làm việc theo nguyên tắc 3 ngày. Ngay cả khi họ đã làm được việc như vậy, tôi vẫn tiếp tục duy trì cách làm việc như vậy.

04 - Quản lý bằng cách nêu gương trở thành một trong những phương pháp quản lý quan trọng nhất của tôi. Hôm nay, tôi sẽ tự hỏi mình: Liệu tôi có muốn làm việc với chính mình hay không?

Make Better – Làm tốt hơn mỗi ngày!